Главная -> Все проекты на одном сайте!!! -> Работодателю -> Обзор функциональных обязанностей и заработных плат административного персонала

Обзор функциональных обязанностей и заработных плат административного персонала

Административный персонал зачастую многими воспринимается как вспомогательный. Однако его отсутствие может серьезно осложнить, а иногда и вовсе 'расстроить' работу всего офиса. Когда в Вашем офисе порядок, он воспринимается как нечто само собой разумеющееся, но стоит 'выпасть' какой-то привычной мелочи, как может нарушиться весь процесс основной работы офиса. Вряд ли Вы сможете работать как обычно, когда у Вас бесконечно возникают мелкие проблемы: неожиданно закончилась бумага в принтере, некому доставить срочный документ для клиента или вышел из строя кондиционер.

Однако надо иметь в виду, что количество, а иногда и само наличие таких специалистов в компании во многом зависит от ее размеров, внутренней структуры и сферы деятельности.

Например: во многих государственных структурах, управляющих компаниях крупных предприятий или холдингов административный персонал выводится в отдельный Департамент и являет собой сложноорганизованное подразделение. В небольших же компаниях - напротив, многие функции выполняет один человек.

Можно ли каким либо образом минимизировать тенденцию завышенных зарплат, при этом не поступится требованиями к уровню профессионализма?

- В первую очередь важно расставить приоритеты по тем задачам, которые необходимо решать будущему сотруднику. Необходимо четко обозначить те функции, которые сотрудник должен выполнять сразу, и иметь опыт подобного выполнений на прежней работе, а каким навыкам Вы готовы обучать его во время работы. (Здесь важно правильно оценить уровень обучаемости кандидата.)

- Стоит внимательно пересмотреть перечень обязательных знаний, умений и компетенций, и отказаться от тех, которые не будут востребованы. (Например: Не стоит задавать в ряду требований 'владение иностранными языками', только потому, что это внутрикорпоративный стандарт, или имиджевый фактор, но в своей работе секретарь или руководитель АХО не будет использовать такие знания в полной мере. Свободное владение иностранным языком значительно 'повышает стоимость' специалиста.)

- Если в Вашей компании административный сотрудник не является персоной публичной, то совсем не обязательно устраивать отбор сродни конкурсу красоты.

А теперь предлагаю краткий обзор функциональных обязанностей и заработных плат административного персонала.

Административный директор - совершенно очевидно, что как в любом департаменте, так и в административном есть свой руководитель или директор. Такой директор есть, как правило, в крупных компаниях. Обычно функциональные обязанности его выглядят следующим образом:

Руководство административным отделом: офис-менеджер, секретариат, call-центр, курьеры, водители, уборщицы
Ведение делопроизводства
Контроль исполнения приказов и распоряжений руководства для различных отделов и департаментов
Организация и контроль проведения ремонтных работ в офисе (проведение тендеров среди подрядчиков)
Организация переездов
Взаимодействие с эксплутационными службами, арендодателями
Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий

Для специалиста в данной области к профессиональным компетенциям можно отнести: высокий уровень организованности, управленческие навыки, самостоятельность и гибкость в принятии решений, аналитичность. Уровень заработной платы таких специалистов варьируется от 35 000 до 90 000 рублей.

Руководитель АХО (административно-хозяйственного отдела) - осуществляет полноценную хозяйственную поддержку жизнедеятельности офиса. Руководит такими подразделениями как: уборщицы, водители, курьеры и пр. В основные обязанности обычно входит:

Организация и контроль проведения ремонтных работ в офисе (проведение тендеров среди подрядчиков)
Организация переездов
Эксплуатация и ремонт зданий, помещений, офисов. Взаимодействие с эксплутационными службами, арендодател
Руководство автопарком: вопросы регистрации, ремонта, автострахования и пр.
К функционалу может также относиться выполнение задач по Охране Труда, пожарной безопасности и пр.

Зарплаты: от 25 000 до 90 000 рублей.

Офис-менеджер - человек в офисе совершенно незаменимый. Это именно тот сотрудник, от которого во многом зависит комфортная и бесперебойная работа офиса.

Административная поддержка жизнедеятельности офиса: закупка расходных материалов, канцелярии, продуктов
Проведение тендеров среди подрядчиков (ремонт, переезд, закупка мебели и т. п.)
Организация и оснащение рабочих мест сотрудников
Руководство курьерскими службами, уборщицами, секретарями на ресепшн

'Стоимость' таких специалистов варьируется от 30 000 до 60 000 рублей и во многом определяется объемами выполняемых работ.

Персональный ассистент, личный помощник, секретарь референт - немного подробнее хочу остановиться на этой позиции.

Зачастую работа секретарем или персональным ассистентом воспринимается как временная и не требующая определенных навыков и знаний. Именно поэтому на рынке труда работодатель видит огромное количество опубликованных резюме. Важно найти в этом иллюзорном разнообразии и изобилии настоящего профессионала.

В подборе именно этой категории сотрудников личностные особенности играют значимую, а иногда и ключевую роль. Если мы говорим, о позициях, которые предполагают тесное взаимодействие с руководителем компании или подразделения (персональный ассистент, секретарь), важно учитывать и личностные особенности, и пожелания руководителя.

Так, некоторые руководители предпочитают в качестве помощника видеть человека яркого, с выраженными лидерскими качествами, который в отсутствие руководителя сможет выполнять представительские функции. Иногда нужен человек, который по сути своей являет исполнительную власть в компании, транслирует и контролирует все распоряжения руководителя. Кому-то, напротив, нужен 'незаметный' человек, когда его присутствие ощущается только в виде порядка, налаженной работы, комфорта.

Тем не менее, есть несколько ключевых качеств, без которых невозможна работа в данной профессии.
Успешный секретарь - как правило, человек структурированный, организованный, ответственный, самостоятельный, коммуникабельный, обладающий высоким уровнем работоспособности и стрессоустойчивости.

(Если кандидат не приходит на собеседование, переносит несколько раз встречу, опаздывает, на собеседовании обсуждает прежнего руководителя, жалуется на слишком большие нагрузки и очень 'нервную' работу - это серьезный повод для того, чтобы задуматься насколько кандидат обладает вышеперечисленными качествами.)

Кроме персональных особенностей в этой профессии зачастую очень большое значение имеют внешние данные. Принято считать, что секретарь руководителя является 'лицом' компании. И порой, руководители, заботясь об имидже компании, предъявляют очень высокие требования к внешности кандидатов. Первое краткое интервью с кандидатом при приеме на работу проводится по телефону, поэтому еще при первом разговоре постарайтесь выяснить (дабы сэкономить Ваше с кандидатом время) насколько внешность кандидата может кореллировать с требованиями компании. Если не уверены, что сможете это сделать деликатно, то попросите выслать резюме с фото, сославшись, например, на корпоративный стандарт.

Итак, основные функциональные обязанности (оговорюсь еще раз, что обязанности могут существенно различаться в зависимости от величины, структуры и сферы деятельности компании):
Планирование рабочего времени руководителя, ведения календаря встреч, переговоров совещаний
Входящаяисходящая корреспонденция (в отличие от ресепшиониста, чаще адресованная именно руководителю)
Организация встреч, переговоров и совещаний (поиск и систематизация информации, подготовка презентаций и т. п.)
Ведение протоколов переговоров и совещаний
Встреча гостей
Ведение документооборота
Визовая и travel поддержка
Исполнение личных поручений руководителя
Сопровождение руководителя в поездках, командировках
Переводы сна иностранный язык

З. п. от 25 000 до 120 000 рублей. И здесь существует очень большой разброс по уровню заработной платы, который зависит от: опыта, образования, уровня владения иностранными языками, нормированности - ненормированности рабочего времени, структуры компании и т. п.

Секретарь на ресепшн - первый человек, которого мы видим, приходя в компанию, и чей голос слышим, звоня по телефону.

Безусловно, к основным профессиональным качествам можно отнести: блестящие коммуникативные навыки, доброжелательность, грамотную речь, быстроту реакций, умение быстро ориентироваться в ситуации ограниченного времени и удерживать в оперативном поле внимания большой объем информации.
Основные обязанности:
Прием и распределение телефонных звонков, работа с оргтехникой, входящаяисходящая корреспонденция
Деловая переписка
Ведение документооборота
Чайкофе для посетителей

Уровень з.п. от 18 000 до 35 000 рублей.

Выше я перечислила лишь некоторые из позиций из административного персонала. К этой категории приято относить персональных водителей, курьеров, операторов ПК, делопроизводителей, переводчиков и др.

Если Вы работаете именно в этой сфере - то не важно, чем для Вас является такая работа: всего лишь стартом в интересной компании или ступенькой в карьере персонального ассистента или административного директора, она непременно должна доставлять удовольствие, а ее результатом должны являться привычные и такие необходимые комфорт и порядок, из которых, в конечном итоге, складывается успешная работа всей компании.  

БК